Qui est concerné et qui organise les traitements ?
Cette politique concerne les utilisateurs de la plateforme du Comité National Antidopage Congolais (CNAC), ainsi que les athlètes et les autres personnes dont les informations y sont enregistrées. La plateforme est un outil institutionnel destiné au personnel du CNAC et aux collaborateurs expressément habilités.
Le CNAC définit les usages des informations dans le cadre de ses missions. Son administration est votre point de contact pour une question relative à vos données. L’accès à une fiche dans la plateforme n’autorise pas sa diffusion au public.
Quelles informations sont concernées ?
Les informations varient selon la fiche et les fonctions utilisées. Seules les données nécessaires à la tâche confiée doivent être saisies.
- Comptes utilisateurs : identité, adresse email professionnelle, profil, habilitations et informations nécessaires à la connexion.
- Athlètes et autres acteurs : identité, sexe, date de naissance, coordonnées, identifiants et observations utiles au dossier.
- Affiliations : sport, discipline, fédération, structures territoriales, club et équipe, selon le dossier.
- Pièces jointes : photographie, document d’identité ou autre justificatif autorisé pour la fonction concernée.
- Données techniques : session, requêtes, informations de navigateur et journaux de sécurité ou d’activité lorsqu’ils sont activés.
Pourquoi ces informations sont-elles utilisées ?
La plateforme permet d’identifier les personnes, de tenir des dossiers fiables, de suivre les affiliations, de coordonner le travail des services et de contrôler les accès. Les informations techniques servent au fonctionnement du service, à sa maintenance et à la détection d’incidents.
Les traitements doivent être rattachés aux missions du CNAC et à un fondement autorisé par le droit applicable : obligation légale, mission institutionnelle ou autre fondement approprié à l’opération. Un consentement spécifique doit être recueilli lorsqu’il est nécessaire. Consulter cette page ou se connecter ne constitue pas un consentement général à tout traitement.
D’où viennent les informations ?
Les données peuvent être fournies par la personne concernée, saisies par un agent habilité ou transmises par une structure sportive dans le cadre d’une procédure autorisée. L’utilisateur qui enregistre une information doit vérifier sa source, sa pertinence et, lorsque nécessaire, les justificatifs associés.
Pour les mineurs, les démarches doivent respecter les règles applicables de représentation et d’information. Une donnée médicale, un diagnostic ou un résultat antidopage ne doit pas être ajouté à une zone d’observations générales.
Qu’en est-il des données sensibles et des futurs modules ?
Les rubriques Contrôles, AUT (autorisations d’usage à des fins thérapeutiques) et Localisation sont actuellement annoncées comme à venir. Cette politique ne signifie pas qu’elles collectent déjà des résultats de contrôle, des dossiers médicaux ou des programmes de localisation.
Avant l’ouverture d’un traitement de cette nature, le CNAC devra préciser les informations collectées, les personnes habilitées, les destinataires, les durées de conservation et les garanties propres à ce traitement. Une information complémentaire sera nécessaire pour ces données sensibles, en tenant compte des règles antidopage applicables.
Qui peut accéder aux données ?
L’accès doit être limité aux agents et collaborateurs habilités dont la mission justifie la consultation. Les informations ne doivent pas être communiquées à un collègue, une fédération, un club ou un autre organisme au seul motif qu’il les demande.
Une transmission à une autorité ou à un partenaire n’est permise que lorsqu’un cadre légal ou une procédure institutionnelle l’autorise, et pour les seules informations nécessaires. Le CNAC n’autorise pas l’utilisation des dossiers pour la prospection commerciale ou la constitution de fichiers personnels.
Quels services techniques interviennent ?
La plateforme utilise Google Sheets pour les données structurées et Google Drive pour les fichiers des fonctions configurées. Le service en ligne est prévu pour être hébergé sur Vercel. Ces prestataires peuvent intervenir dans le stockage, l’hébergement et les opérations techniques nécessaires au service.
Selon les contrats et la configuration retenus, des opérations de stockage ou de traitement peuvent avoir lieu hors de la République démocratique du Congo. Le CNAC doit vérifier les conditions de ces services et les garanties requises avant de leur confier les données concernées. Cette page ne garantit pas un hébergement exclusivement national.
Combien de temps les informations sont-elles conservées ?
La durée dépend de la catégorie de données, de l’usage du dossier et des obligations légales ou institutionnelles applicables. Les informations devenues inutiles doivent être supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint, selon la procédure définie par le CNAC.
La fin d’une habilitation doit entraîner la fermeture de l’accès de l’utilisateur. Elle n’impose pas nécessairement la suppression immédiate des dossiers et traces utiles à la justification des opérations. Les durées exactes et les procédures d’archivage devront être précisées par le CNAC ; aucune durée unique ne s’applique à toutes les fiches.
Comment contribuer à la protection des informations ?
Chaque utilisateur doit protéger ses identifiants, verrouiller son poste, se déconnecter après utilisation et employer les canaux autorisés par le CNAC. Les téléchargements, exports et copies doivent rester limités aux besoins de la mission et être stockés dans un environnement autorisé.
Une erreur d’envoi, un document exposé, un accès inhabituel ou une perte d’équipement doit être signalé sans délai à l’administrateur CNAC. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue ; un incident nécessite une évaluation et les mesures d’information prévues par le droit applicable.
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez demander au CNAC si des informations vous concernant sont traitées, en obtenir communication dans les conditions applicables et solliciter la correction d’une donnée inexacte. Selon la situation et le droit applicable, vous pouvez également demander un effacement, une limitation du traitement ou formuler une opposition.
Adressez votre demande à l’administration du CNAC, directement ou par l’intermédiaire de votre administrateur habilité, en précisant votre identité, le dossier concerné et votre demande. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire. Ne transmettez pas votre mot de passe ni un dossier médical par un canal non autorisé.
Certains droits peuvent être limités par une obligation de conservation, les droits d’une autre personne ou une procédure légalement autorisée. Le CNAC doit expliquer le traitement donné à votre demande. Vous conservez les recours disponibles auprès des autorités compétentes.
Évolution de cette politique
Cette version est proposée pour relecture par le CNAC. La politique devra être actualisée lorsque les fonctions, les destinataires ou les conditions de traitement changent. La version publiée et sa date permettent de repérer ces évolutions ; une modification importante doit être portée à la connaissance des personnes concernées.